Tietosuojaseloste

Julkaistu 25.5.2018
Päivitetty kohtien 3, 4, 10 ja 12 osalta 18.2.2019

Kotipuutarha-lehden tietosuojaseloste koskee lehden tilaaja- ja markkinointirekisteriä, kotipuutarha.fi -sivuston käyttäjiä, Puutarhavinkit-uutiskirjeen tilaajia sekä kilpailuihimme ja kyselyihimme osallistuvia henkilöitä. Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme henkilötietolakia. Markkinointi- ja luovutuskiellot pyydämme osoittamaan asiakaspalveluumme tilaajapalvelu@puutarhaliitto.fi

  1. Rekisterinpitäjä

Kotipuutarha-lehden julkaisija, Puutarhaliitto ry. Yhteystiedot: Puutarhaliitto ry, Viljatie 4 C, 00700 Helsinki, puhelin Puh. (09) 584 166.

  1. Yhteyshenkilö

Kotipuutarha-lehden päätoimittaja, Maija Stenman. Sähköpostiosoite maija.stenman@puutarhaliitto.fi. Muut yhteystiedot kuten yllä.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja laajuus

Tietoja käytetään Kotipuutarha-lehden tai uutiskirjeen postitukseen tilaajille, asiakassuhteen hoitoon, Kotipuutarha-lehden markkinointiin ja viestintään sekä kilpailujen ja kyselyjen järjestämiseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilötietolain 8 § ja 19 §:n 1 momentin 2 ja 3 kohdat. 

Käsittelemme henkilötietoja vain niiltä osin kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn laajuus vaihtelevat käyttötarkoituksesta sekä meille osoitetuista luvista ja kielloista sekä verkkovierailuihin liittyvistä evästeasetuksista riippuen. 

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tarpeellista ja niitä päivitetään aina kun se on tarkoituksenmukaista. Tämä mahdollistaa sen, että voimme lähettää aiempaan tilaushistoriaan tai asiakkaan ilmoittamiin mielenkiinnonkohteisiin perustuvia viestejä tai tarjouksia, kehittää palveluitamme ja vastata mahdollisiin reklamaatioihin. Käsittelemme tietoja markkinointitarkoituksiin niin kauan kuin asiakas ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestejä. Mikäli asiakas kieltäytyy markkinoinnista, eikä muuta käsittelyperustetta ole, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen. Asianosainen vaikuttaa tietosisältöön ja säilytysaikaan kohdassa 10 kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta, esimerkiksi pyytää tietojen korjaamista tai poistamista.

  1. Tietosisällöt ja käyttötarkoitukset

Henkilötiedot: Etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Tilaukseen liittyvät tiedot: Mahdollinen uutiskirjeen tilaus ja lupa sähköpostimarkkinointiin, tilauksen alkamis- ja päättymisaika, asiakasnumero, tilausnumero, mahdollinen tilaajalahja, mahdollinen alennukseen oikeuttava puutarhayhdistyksen jäsenyys.

Asiakassuhteen hoitoon ja markkinointiin liittyvät tiedot: Rekisteröityneen ilmoittamat puutarhanhoitoon liittyvät seikat ja toiveet.

Kotipuutarha.fi-sivuston käyttöön liittyvät vierailutiedot: Rekisteröityneen lataamat materiaalit.

Kotipuutarhan verkkosivuilla käytetään evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi sekä verkkosivuston käyttöä koskevien tietojen keräämiseksi. Evästeet ovat tiedostoja, jotka tallennetaan verkkopalvelun käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet tarjoavat Kotipuutarhalle tietoa muun muassa siitä, mitkä verkkosisällöt ovat käytetyimpiä. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen voi kuitenkin heikentää verkkosivuston toiminnallisuutta.

Yhteystietoja voidaan käsitellä markkinointitarkoituksiin myös Postin tai muiden julkisyhteisöjen ja yritysten tarjoamien rikastepalveluiden avulla.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Kotipuutarha-lehden tilaajat ja uutiskirjeen tilaajat ilmoittavat itse tietonsa rekisteriin ja päivittävät niitä tarvittaessa ilmoittamalla muutoksesta tilaajapalveluun.  

Lisäksi yhteystietoja kerätään Kotipuutarha-lehden markkinointia varten henkilön itsensä luovuttamana erilaisista kilpailuista ja kyselyistä, kotisivujen artikkeli- ja videolatausten yhteydessä, Kotipuutarha-lehden lukijamatkoilla, kursseilla ja työpajoissa, tuotetilauksista sekä näytenumero- ja lahjalehtitarjouksista. Jos henkilöllä ei ole asiakassuhdetta Puutarhaliittoon ja tietoja käytetään markkinointiin, asiasta ilmoitetaan keruulomakkeessa.

Markkinointikampanjoihin voidaan käyttää myös muista rekistereistä ostettuja tai vaihdettuja osoitteistoja, joiden luovuttamiseen kyseisellä rekisterillä on laillinen lupa.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kotipuutarha-lehden tilaajien rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan vaihtaa tai myydä ulkopuolisille toimijoille tietosuojalain määräysten rajoissa. Markkinointi- ja/tai luovutuskiellon voi lähettää sähköpostilla osoitteeseen tilaajapalvelu@puutarhaliitto.fi.

Rekisterissä olevia henkilötietoja luovutetaan myös Kotipuutarhalehden painotyön tekevälle kirjapainolle lehden postitusta varten sekä Puutarhaliiton kanssa sopimuksen tehneille alihankkijoille Kotipuutarha-lehden tekstiviesti- ja telemarkkinointia, markkinointikampanjoiden materiaalin lähetystä varten sekä kampanjoiden osoitepäivityksiä ja osoitteistojen teknistä käsittelyä varten. Kirjapaino ja alihankkijat ovat sitoutuneet käyttämään yhteystietoja vain Puutarhaliiton määrittämään tarkoitukseen, eikä niitä ole lupa luovuttaa kolmannelle osapuolelle tai käyttää sen markkinointiin. Alihankkija huolehtii saamiensa henkilötietojen asianmukaisesta hävittämisestä työtilauksen valmistuttua.

  1. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalista, rekisteristä tulostettua aineistoa voidaan käyttää postitusten yhteydessä ja se hävitetään tietosuoja-astiassa käytön jälkeen.

Paperilla esimerkiksi erilaisten kilpailujen yhteydessä luovutetut henkilötiedot tallennetaan tilaaja- ja markkinointirekisteriin, jos asiasta on maininta kupongissa. Kilpailukupongit voidaan postittaa ennen tallennusta myös alihankkijalle jatkomarkkinointia varten. Tallennuksen jälkeen kilpailukupongit hävitetään tietosuoja-astiassa.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Sähköiset tiedostot lähetetään alihankkijoille sähköpostin salattuina liitetiedostoina. Lähetetyt tiedostot hävitetään sähköpostin kansioista puolen vuoden välein, kun niiden tietoja ei enää tarvita mahdollisia jälkikäteen tehtäviä tarkistuksia varten.

Rekisteriä säilytetään pääosin Jaicom Oy:n palvelimella, ja sitä pääsevät käsittelemään Puutarhaliiton tilaajapalvelun henkilökunta (2 henkilöä) sekä Kotipuutarha-lehden päätoimittaja ja markkinointisuunnittelija kirjautumalla Kayak Atlas -järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan.

Sähköisen markkinoinnin osalta markkinointirekisteriä säilytetään myös Postiviidakko- ja ViidakkoCEM-järjestelmissä, joihin voivat henkilökohtaisilla tunnuksillaan kirjautua Kotipuutarhan päätoimittaja ja markkinointisuunnittelija. Järjestelmää ylläpitää Koodiviidakko Oy.

Henkilötietoja kerätään tilauksia, tapahtumailmoittautumisia yms. varten lisäksi Kotipuutarha.fi-sivuston WordPress-tietokantaan. Tietokantaan pääsevät tunnuksillaan Kotipuutarhan päätoimittaja, markkinointisuunnittelija ja media-assistentti. Sivuja pitää yllä Aste Helsinki Oy.

Kilpailuvastauksia ja ilmoittautumisia kerätään Surveypal-järjestelmään, jota pitää yllä Surveypal Oy. Järjestelmään pääsee tunnuksillaan Kotipuutarhan päätoimittaja ja markkinointisuunnittelija.

Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

  1. Rekisteritietojen tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeus

Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti yksityishenkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Puutarhaliitto ry. haluaa varmistaa huolellisesti, ettei henkilötietoja lähetetä nähtäväksi kenellekään muulle kuin ao. henkilölle itselleen. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna tai rekisteriin merkitystä sähköpostiosoitteesta osoitteeseen

Puutarhaliitto ry, Rekisteriasiat, Viljatie 4 C, 00700 tai tilaajapalvelu@puutarhaliitto.fi, viestiin otsikko: Rekisteriasiat.

Tällöin rekisterin henkilötiedoista otetaan ruutukaappaus, joka lähetetään kuvana rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen tai tulosteena vastaanottajan kustannuksella kirjatussa kirjeessä. Silloin lähetys luovutetaan vain rekisteröidylle itselleen henkilötodistuksen tarkistamisen jälkeen.

Pyynnöstä oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Asianosainen voi halutessaan kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Sähköpostimarkkinointisuostumuksen voi peruuttaa painamalla lähettämämme viestin lopussa olevaa linkkiä ja täyttämällä kieltoilmoituksen tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Yksityishenkilö voi pyytää poistamaan omat tai holhouksessaan olevan henkilön tiedot tulemalla Puutarhaliittoon henkilökohtaisesti ja todistamalla henkilöllisyytensä tai lähettämällä sähköpostia rekisterissä olevasta sähköpostiosoitteesta kohdassa 10 mainittuun osoitteeseen. Tällöin tiedot poistetaan samanaikaisesti kaikista tietokannoista niin, että niiden kohdalle jää vain nimi ja merkintä siitä, milloin tieto on poistettu rekisteristä.

  1. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Varaamme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi.